四、工作职责

1.制定本组工作方案，报领导小组审定后执行。

2.做好联络员的培训，及访（座）谈工作演练。

3.做好与评估专家、学校相关部门及师生员工的沟通与协调，确保评估工作顺利进行。

4.根据附件1流程，每一个层级的责任人确保信息准确传达到下一层级责任人，同时向上一层级的责任人报告两个事项：一是尽早报告准备工作完成情况；二是每天20:00前，报告访(座)谈过程中出现的问题及改进建议。

5.具体工作分工

（1）信息接收和协调责任人吴魁（苏启陶协助），主要职责：接收工作组下达的任务，核实《专家访(座)谈清单》（附件1），制作《专家访(座)谈通知单》（附件2）和线上访（座）谈虚拟背景，及时通知和发放给专家联络员。晚上21:00前，收集汇总好各联络员报送的专家访(座)谈情况记录和《专家访(座)谈情况反馈表》（附件3），并汇总报曾建军和蒋华。其中校领导访(座)谈时间由曾建军负责协调时间，访(座)谈时间确定后报吴魁汇总后再反馈给专家联络员。

（2）技术保障协调责任人蒋华，主要职责：线上集体访(座)谈时，通知技术保障组架设好访(座)谈设备，并协助技术保障组做好会场服务保障工作。做好集体访(座)谈跨部门/学院的席位摆放等会场布置工作。

（3）专家一对一联络员，主要职责：接收《专家访(座)谈通知单》，及时通知被访(座)谈对象、陈敏（访(座)谈人员涉及跨部门/学院），沟通和落实访(座)谈的时间、地点、人员、腾讯会议号等信息，按要求将相关信息及时汇总报吴魁。线上用腾讯会议录屏，线下用录音笔录音，将访(座)谈声音转成文本，填写好专家访(座)谈情况记录和《专家访(座)谈情况反馈表》，整理后报送给吴魁。

①线上一对一访(座)谈工作。访(座)谈工作前，将访(座)谈背景发送给专家，并提醒专家访（座）谈时间等信息。做好被访(座)谈人员召集、腾讯会议的申请及调试。

②线上集体访(座)谈工作。收集腾讯会议申请信息，访(座)谈前30分钟，现场协助技术保障组架设调试访(座)谈设备，检查学院被访(座)谈人员召集、席位牌放置、会场布置等工作落实情况。涉及跨部门/学院的访（座）谈通知陈敏，由陈敏负责召集人员，地点原则上安排在网络信息中心会议室。

③线下访(座)谈。访(座)谈前30分钟，联系访(座)谈会场布置人员确认会场提前布置完毕（包括专家和参与人员席位牌打印摆放等），全程陪同专家开展访（座）谈工作，拍好照片，整理好发给宣传部负责人（胡正佩）。涉及跨部门/学院的访（座）谈通知陈敏，由陈敏负责召集人员。

（4）跨部门/学院集体访（座）谈负责人陈敏，主要职责：接收专家联络员指令后，通知召集被访（座）谈对象。线上集体访（座）谈做好腾讯会议的申请及调试，将腾讯会议号等信息反馈给专家联络员。协助做好跨部门/学院集体访(座)谈的会场布置工作。

（5）技术保障责任人周宇，主要职责：接收《专家访(座)谈通知单》，调试好线上访(座)谈设备，确保设备正常运行，提前15分钟对访(座)谈进行全程跟踪。

（6）学院负责人，主要职责为：接收线下访(座)谈指令后，及时通知被访(座)谈人员做好访(座)谈准备，制作相关专家和被访(座)谈人员的席位牌，准备汇报PPT和议程等相关材料。访(座)谈开始前30分钟布置好会场，并向该场访(座)谈相关联络员反馈会场布置完成情况。

五、注意事项

1.访(座)谈人员提前15分钟进入参会场所或腾讯会议，手机设为振动/静音模式。

2.被访(座)谈人员发言前首先作自我介绍，保持客观公正的态度，实事求是地回答问题。

3.访(座)谈结束后，工作组应及时汇总和整理相关材料，报送到评建办。

4.访(座)谈工作组联系人：曾建军、蒋华、吴魁、陈敏。

附件：1.专家访(座)谈清单

2.专家访(座)谈工作通知单

3.专家访(座)谈情况反馈表

审核评估与建设工作办公室

2024年3月8日